Кейс сети студий VSEMSTRETCHING: как CRM и мобильное приложение помогают экономить время и масштабироваться

Чего не хватает сети студий растяжки, которая уже активно развивается и считается одной из самых популярных в городе? Оказывается, единой и удобной системы для хранения всех данных, мобильного приложения для клиентов и возможности оптимизировать внутренние процессы.

Рассказываем, как ФитБейс помогает упрощать работу и экономить время на примере сети студий растяжки VSEMSTRETCHING.

Управляющая сети Алина Низамутдинова участвовала в нашем вебинаре. На нём мы обсудили, зачем клубу мобильное приложение и какие задачи оно решает. Запись вебинара доступна по ссылке: fitbase.io/blog/fitnessexpertnovember

Знакомство со студией

VSEMSTRETCHING — сеть студий растяжки в Уфе. Проекту три года, сейчас работает четыре клуба: два — на Верхнеторговой площади, еще два — на улице Нуреева и на улице Горького, клиентская база — 3 000 человек (на ноябрь 2021). Во VSEMSTRETCHING предлагают занятия растяжкой и стретчингом, помогают сесть на шпагат и позаботиться о здоровье спины. Преимущества студий — топовые тренеры, высокий уровень заботы о клиентах, красивые залы, а один из девизов сети — «занимайся без боли и травм».
Работой всех студий VSEMSTRETCHING руководит Алина Низамутдинова — управляющая и администратор проекта. Девушка рассказала, что раньше настроить систему для работы с абонементами и клиентами пробовали на своём сайте, но оказалось, что делать это самостоятельно слишком сложно. В итоге все данные вручную обрабатывали в гугл-таблицах, но это тоже было неудобно. «Я одна, мне тяжело — так и пришли к ФитБейс», — вспоминает Алина. В октябре 2021 мы начали работать со VSEMSTRETCHING над автоматизацией задач и внедрением мобильного приложения, которое сейчас выделяет сеть на фоне других клубов города.
ФитБейс — программа для управления фитнес-клубом и спортивной студией. Решение «всё в одном»: CRM со воронками продаж и автозадачами, система учёта, мобильное приложение для клиентов и приложение для тренеров. Подходит фитнес- и кроссфит-клубам, тренажёрным залам, бассейнам, студиям танцев и йоги. Узнать о сервисе больше можно тут: fitbase.io

Что мы сделали?

Внедрили мобильное приложение

Алина рассказала, что приложение VSEMSTRETCHING (доступно и в AppStore, и в Google Play), которое можно создать и подключить с ФитБейс, стало одной из фишек сети. Управляющая призналась: посетители благодарят за удобное приложение практически каждый день. Клиентам нравится, что записаться на тренировку, отменить бронь или проверить состояние абонемента можно в несколько кликов — отвлекать администратора по этим рутинным вопросам теперь не нужно.
Также мобильное приложение позволяет смотреть расписание, редактировать профиль, копить бонусы, участвовать в акции «приведи друга», отслеживать новости. Эту функцию руководители клуба тоже отметили: если клиент пропустит информацию в Instagram или на сайте, заметит ее в приложении. Так, например, удалось значительно увеличить количество ответов в анонимном опросе о студии. До этого уже действовала акция: заполняешь анкету, говоришь об этом администратору — получаешь дополнительный бесплатный урок. Но не все знали об этом бонусе — помогло приложение.

Вместе со VSEMSTRETCHING мы настроили отмену записи и автоматическое списание оплаты за занятие, если человек записывается на тренировку, не приходит на нее и не сообщает об изменении планов. Теперь руководителям студии не так обидно за «пропавшие» места. Чтобы не делать клиентам неприятных сюрпризов, клуб прописал это условие в договоре и с помощью ФитБейс настроил push-уведомление о скором начале занятия. Мы, кстати, уже рассказывали, что push-уведомления выигрывают перед SMS, которые обходятся бизнесу дорого.

Кстати, мы в ФитБейс сейчас работаем над интеграцией с соцсетями через сервис Wazzup. Он позволит собрать популярные каналы общения с клиентами (WhatsApp, Instagram) в одном окне. Если ваши менеджеры включат интеграцию в настройках ФитБейс и добавят ключ, смогут переписываться с клиентами прямо из системы. При поступлении сообщений в WhatsApp или Instagram от нового клиента в ФитБейс сразу формируется заявка, а в следующей версии интеграции мы планируем уже сохранять переписку в ФитБейс.

Оптимизировали работу администратора

Рутинные задачи не требуют креатива или принятия важных решений, но отнимают много времени. Причем отказаться от этих дел невозможно: например, от своевременных напоминаний о заканчивающихся абонементах зависит процент продлений, а это важная метрика для любого клуба или студии. При этом во VSEMSTRETCHING один управляющий и администратор на всю сеть, поэтому было важно оптимизировать работу и настроить выполнение автозадач.

В ФитБейс есть много уже готовых триггеров (сигналов, которые дают понять, что пора действовать). Нужно поздравить клиента с днем рождения? Пора напомнить о заканчивающемся абонементе или предложить покупку после пробного занятия? Посетитель начинает ходить реже или вовсе «пропадает с радаров»? Освободилось место на тренировку и нужно отправить push-уведомление тому, кто «стоит» в листе ожидания? Для всех этих случаев у нас уже есть автозадачи, но вы можете добавлять и свои задания. Например, контролировать наличие расходных материалов в туалетах и раздевалках.
Алина говорит, что полный переход на ФитБейс занял около двух недель (создание мобильного приложения — даже меньше!), но именно столько времени во VSEMSTRETCHING и закладывали. Управляющая переносила все данные посетителей сама, чтобы, когда они скачают приложение, не нужно было ничего заполнять.
Один из самых показательных результатов оптимизации задач — увеличение процента продлений. Во VSEMSTRETCHING настроили задание: поздравлять клиентов с днём рождения и напоминать о скидке, которой можно воспользоваться за семь дней до праздника и в течение недели после него. В итоге за короткий промежуток времени пять клиентов продлили абонементы, один из них — на год.

Упростили работу с данными и сделали статистику наглядной

Раньше во VSEMSTRETCHING все данные собирали в гугл-таблицу, в которой не было никаких фильтров, получалось ненаглядно — это мешало работе. В системе от ФитБейс все данные тоже находятся в одном месте, но их можно сортировать по разным фильтрам. Алина отметила: рада, что сводная статистика есть на главном экране, не надо «копаться», чтобы посмотреть какие-то данные. Еще круто, что любую нужную информацию можно выгрузить из ФитБейс в Excel.

Алина говорит, что сопоставлять доходы и расходы, которые в системе представлены отдельно, удобно, но хочется иметь возможность и сводить все данные. В плане разработки на ближайшее время у нас есть такая задача.

Чего мы достигли?

На вопрос «что дал ФитБейс VSEMSTRETCHING» Алина сразу отвечает, что мобильное приложение нравится клиентам и упрощает работу администратора. Девушка говорит, что посетители благодарят за простой и удобный функционал, активно заполняют анкету о впечатлениях от студии, получают за это бонус и используют его.

Настройка автозадач помогла увеличить процент продлений: после поздравлений с днем рождения и напоминаний о подарке-скидке клиенты стали продлевать абонементы, некоторые — сразу на год.

За счет удобной базы, создания триггеров и визуализации данных работа Алины, как управляющей и администратора, стала проще. Сейчас руководители проекта занимаются упаковкой франшизы и собираются совместно с ФитБейс внедрять магазин в мобильном приложении. Он поможет постоянным клиентам самостоятельно продлевать абонементы.
Управляющая VSEMSTRETCHING отмечает удобство программы и готовность техподдержки помочь разобраться. Алина говорит, что сервис можно освоить интуитивно, а, если что-то не получится, поддержка ответит быстро.
Полный доступ к FitBase на 7 дней
7 ДЕКАБРЯ 2021