Кейс сети студий VSEMSTRETCHING: как CRM и мобильное приложение помогают экономить время и масштабироваться

Чего не хватает сети студий растяжки, которая уже активно развивается и считается одной из самых популярных в городе? Оказывается, единой и удобной системы для хранения всех данных, мобильного приложения для клиентов и возможности оптимизировать внутренние процессы.

Рассказываем, как ФитБейс помогает упрощать работу и экономить время на примере сети студий растяжки VSEMSTRETCHING.

Управляющая сети Алина Низамутдинова участвовала в нашем вебинаре. На нём мы обсудили, зачем клубу мобильное приложение и какие задачи оно решает. Запись вебинара доступна по ссылке: fitbase.io/blog/fitnessexpertnovember

VSEMSTRETCHING — сеть студий растяжки в Уфе. Проекту более трёх лет, клиентская база — 3 000 человек (на ноябрь 2021).

Во VSEMSTRETCHING предлагают занятия растяжкой и стретчингом, помогают сесть на шпагат и позаботиться о здоровье спины. Преимущества студий — топовые тренеры, высокий уровень заботы о клиентах, красивые залы, а один из девизов сети — «занимайся без боли и травм».

Работой всех студий сети VSEMSTRETCHING руководит Алина Низамутдинова — управляющая и администратор проекта. Девушка рассказала, что раньше настроить систему для работы с абонементами и клиентами пробовали на своём сайте, но оказалось, что делать это самостоятельно слишком сложно. В итоге все данные вручную обрабатывали в гугл-таблицах, но это тоже было неудобно. «Я одна, мне тяжело — так и пришли к ФитБейс», — вспоминает Алина. В октябре 2021 мы начали работать со VSEMSTRETCHING над автоматизацией задач и внедрением мобильного приложения, которое сейчас выделяет сеть на фоне других клубов города.

ФитБейс — программа для управления фитнес-клубом и спортивной студией. Решение «всё в одном»: CRM с воронками продаж и автозадачами, система учёта, мобильное приложение для клиентов и приложение для тренеров. Подходит фитнес-клубам, студиям растяжки, школам танцев, бассейнам, студиям йоги и пилатеса. Узнать о сервисе больше можно тут: fitbase.io

Алина рассказала, что приложение VSEMSTRETCHING (доступно и в AppStore, и в Google Play), которое можно создать и подключить с ФитБейс, стало одной из фишек сети. «Посетители благодарят за удобное приложение практически каждый день. Клиентам нравится, что записаться на тренировку, отменить бронь или проверить состояние абонемента можно в несколько кликов» — отвлекать администратора по этим рутинным вопросам теперь не нужно.

Также мобильное приложение позволяет смотреть расписание, редактировать профиль, копить бонусы, участвовать в акции «приведи друга», отслеживать новости. Эту функцию руководители клуба тоже отметили: если клиент пропустит информацию в Instagram или на сайте, заметит ее в приложении. Так, например, удалось значительно увеличить количество ответов в анонимном опросе о студии. До этого уже действовала акция: заполняешь анкету, говоришь об этом администратору — получаешь дополнительный бесплатный урок. Но не все знали об этом бонусе — помогло приложение.

Вместе со VSEMSTRETCHING мы настроили отмену записи и автоматическое списание оплаты за занятие, если человек записывается на тренировку, не приходит на нее и не сообщает об изменении планов. Теперь руководителям студии не так обидно за «пропавшие» места. Чтобы не делать клиентам неприятных сюрпризов, клуб прописал это условие в договоре и с помощью ФитБейс настроил push-уведомление о скором начале занятия. Мы, кстати, уже рассказывали, что push-уведомления выигрывают перед SMS, которые обходятся бизнесу дорого.

Кстати, в ФитБейс доступны интеграции с соцсетями через сервисы Wazzup и Intellect Dialog. Интеграции позволяют собрать популярные каналы общения с клиентами (WhatsApp, Telegram, ВКонтакте) в одном окне.
Включите интеграцию в настройках ФитБейс, чтобы переписываться с клиентами прямо из системы и не пропускать новые заявки из соцсетей и мессенджеров!

Рутинные задачи не требуют креатива или принятия важных решений, но отнимают много времени. Причем отказаться от этих дел невозможно: например, от своевременных напоминаний о заканчивающихся абонементах зависит процент продлений, а это важная метрика для любого клуба или студии. При этом во VSEMSTRETCHING один управляющий и администратор на всю сеть, поэтому было важно оптимизировать работу и настроить выполнение автозадач.

В ФитБейс есть много уже готовых триггеров (сигналов, которые дают понять, что пора действовать). Нужно поздравить клиента с днем рождения? Пора напомнить о заканчивающемся абонементе или предложить покупку после пробного занятия? Посетитель начинает ходить реже или вовсе «пропадает с радаров»? Освободилось место на тренировку и нужно отправить push-уведомление тому, кто «стоит» в листе ожидания? Для всех этих случаев у нас уже есть автозадачи.

Алина говорит, что полный переход на ФитБейс занял около двух недель (создание мобильного приложения — даже меньше!), но именно столько времени во VSEMSTRETCHING и закладывали. Управляющая переносила все данные посетителей сама, чтобы, когда они скачают приложение, не нужно было ничего заполнять.

Один из самых показательных результатов оптимизации задач — увеличение процента продлений. Во VSEMSTRETCHING настроили задание: поздравлять клиентов с днём рождения и напоминать о скидке, которой можно воспользоваться за семь дней до праздника и в течение недели после него. В итоге за короткий промежуток времени пять клиентов продлили абонементы, один из них — на год.

Раньше во VSEMSTRETCHING все данные собирали в гугл-таблицу, в которой не было никаких фильтров, получалось ненаглядно — это мешало работе. В системе от ФитБейс все данные тоже находятся в одном месте, но их можно сортировать по разным фильтрам. Алина отметила: рада, что сводная статистика есть на главном экране, не надо «копаться», чтобы посмотреть какие-то данные. Еще круто, что любую нужную информацию можно выгрузить из ФитБейс в Excel.

На вопрос «что дал ФитБейс VSEMSTRETCHING» Алина сразу отвечает, что мобильное приложение нравится клиентам и упрощает работу администратора. Девушка говорит, что посетители благодарят за простой и удобный функционал, активно заполняют анкету о впечатлениях от студии, получают за это бонус и используют его.

Настройка автозадач помогла увеличить процент продлений: после поздравлений с днем рождения и напоминаний о подарке-скидке клиенты стали продлевать абонементы, некоторые — сразу на год.

За счет удобной базы, создания триггеров и визуализации данных работа Алины, как управляющей и администратора, стала проще. Сейчас руководители проекта занимаются упаковкой франшизы.

Управляющая VSEMSTRETCHING отмечает удобство программы и готовность техподдержки помочь разобраться. Алина говорит, что сервис можно освоить интуитивно, а, если что-то не получится, поддержка ответит быстро.