Чек-лист: 10 шагов для подготовки фитнес-клуба к новому сезону

Иногда кажется, что фитнес-клубы и спортивные студии наиболее загружены перед летом: все хотят похудеть и поработать над фигурой. Но это миф: осенью спортивные залы не менее популярны. Так получается из-за того, что люди возвращаются к привычному рабочему ритму и, в том числе, к тренировкам.

Плюс в том, что можно получить хорошую прибыль и успешно запустить новые программы, минус — если не подготовиться к наплыву посетителей, есть риск потерять клиентов и понести убытки. Поэтому для каждого владельца клуба актуален вопрос: чем заняться перед осенью в фитнес-клубе. Рассказываем, как подготовить клуб к началу сезона.

Убедитесь, что в запасе есть достаточное количество пропусков на парковку, фитнес-браслетов, пропусков для сотрудников, клубных карт. Может показаться, что все есть: «заказывали же». Но, если вдруг для нового клиента не окажется браслета или карточки, это сразу сыграет против вас.
Почему важно пополнять запас расходников — это стратегическая задача, которая помогает:

• Создать безупречный сервис.

Первое впечатление — самое важное. Новый клиент, сразу получающий все необходимое, чувствует заботу и профессионализм.

• Обеспечить бесперебойную работу.

Поломки и потери неизбежны. Наличие запасных карт или браслетов позволяет решать проблемы мгновенно, не заставляя клиентов ждать.

• Укрепить лояльность.

Быстрая замена потерянной карты — это не просто устранение неудобства, а демонстрация уважения к посетителю, напрямую влияющая на его желание возвращаться.

Кстати, если у вас есть мобильное приложение для клиентов, можно обойтись и без пластиковых расходников.

P. S. Разработка мобильного приложения занимает всего 7 дней.

Мелочь, но, опять же, влияет на впечатления клиента от клуба. Задумайтесь, вам было бы приятно приходить туда, где нет возможности помыть руки, потому что закончилось мыло или одноразовые полотенца?

Создать запас хозяйственных товаров на год вряд ли получится, а хотя бы на осень или ближайший месяц — реально. Когда увеличится поток клиентов, не придётся судорожно придумывать, где быстро купить, например, бумагу.

Даже если захочется пропустить этот пункт, так делать не стоит. Может показаться, что если в прошлом году оборудования было достаточно и оно было исправно, то и в этом сезоне ничего не случится. Это ловушка: если не подготовиться сейчас, а потом поток клиентов заметно увеличится, придётся срочно ставить второй компьютер для администраторов или увеличивать количество турникетов, чтобы избежать очередей на ресепшн.

Вот как проверить оборудование перед сезоном: проведите комплексный осмотр и тестирование всей ключевой техники, чтобы выявить скрытые неисправности и вовремя выполнить ремонт или замену.
Сначала проверяем оборудование для сотрудников:

• хватит ли на всех менеджеров и администраторов компьютеров и телефонов,
• в хорошем ли состоянии техника,
• в порядке ли принтер,
• исправен ли роутер или его стоит поменять, чтобы интернет не подвёл в самый ответственный момент.

Затем — оборудование для клиентов:

• хватает ли считывателей для карт или фитнес-браслетов,
• исправны ли тренажёры и достаточно ли их,
• не нужны ли дополнительные кулеры, сушилки для рук, фены или весы

Время, пока в зале не так много клиентов, подходит для проведения генеральной уборки. Запланируйте её на тот период, когда загрузка клуба минимальная (о том, как это узнать, мы писали здесь). Вымойте окна, обработайте напольные покрытия, очистите тренажёры. Перед тем, как провести генеральную уборку в фитнес-зале составьте подробный чек-лист для службы уборки — это поможет контролировать процесс и результат.

Можно вести запись на занятия по телефону через администраторов, вывешивать расписание в соцсетях и вручную выполнять все задачи: поздравлять клиентов с днём рождения или напоминать об оканчивающемся абонементе. Но это неудобно: требует много сил и времени. CRM-система облегчает работу и сотрудников, и руководителей. Программа помогает автоматизировать задачи и упростить контроль за процессом. Достаточно настроить триггеры, например, «Абонемент заканчивается через 5 дней» или «Не был в клубе 2 недели» и включить автоматические задачи и действия. Подробнее об автоматических действия рассказываем здесь.

Как организовать работу через CRM в фитнес-клубе — воспользуйтесь нашей программой.
ФитБейс создал программу для управления фитнес-клубом и спортивной студией по системе «всё в одном»: CRM, система учёта, виджет онлайн-записи, мобильное приложение для клиентов и приложение для тренеров. С ФитБейс удобно настраивать задачи для сотрудников, расписание тренировок и онлайн-запись. Программа работает на любых устройствах, интегрируется с оборудованием в фитнес-клубах. На Android и iOS есть приложение для клиентов, которое автоматически синхронизируется с программой учёта. Узнать о сервисе больше и получить пробные 7 дней можно тут.

Перейти на CRM-систему легко: наши сотрудники всё настроят и покажут, а вы сможете перенести данные из той программы, в которой работаете сейчас. При этом, когда начнётся наплыв клиентов, система поможет сэкономить время и разгрузить сотрудников.

P. S. В ФитБейс работает программа TRED-IN. Вы переходите на ФитБейс, а мы делаем скидку до 6 месяцев.

Наш чек-лист «Как выбрать CRM для фитнеса?» здесь.

Стильное и понятное расписание, через которое легко записаться на тренировку, можно создать с помощью сервиса ФитБейс. Мы проверяли, для этого достаточно 30 минут!

Но создание расписания — это только половина дела. Ключевой вопрос — как уведомлять клиентов о расписании занятий, чтобы они всегда были в курсе изменений.
С онлайн-расписанием вы упростите процесс для клиентов и разгрузите администраторов, которым не нужно будут заниматься записью.
Для брони места достаточно нескольких кликов — звонить никуда не надо. При этом в расписании можно добавить описание занятия, информацию о тренере и количестве свободных мест.
На нашем сайте есть подробные пошаговые инструкции, как запустить онлайн-расписание в фитнес-клубе. Вы сможете быстро разобраться во всех функциях и начать работать.

Рассказать о специальных предложениях клуба вы можете в мессенджерах, соцсетях, мобильном приложении для клиентов или по телефону. Если выбираете последний способ — создавайте задачу в CRM-системе: не упустите ни один контакт.

Если этого не сделать, может получиться так, что не хватит тренеров, которые работают в зале или ведут групповые занятия. Клиент захочет проконсультироваться или позаниматься персонально, а свободного инструктора нет. Вот как эффективно составить график отпусков сотрудников: начните с опроса коллектива об их пожеланиях на год, затем сопоставьте их с прогнозируемой загрузкой клуба по сезонам.
Проанализируйте, сколько сотрудников в отпуске, сколько — работают, планируйте график заранее. Оцените загрузку клуба и найдите запасных инструкторов на самое востребованное время. Это поможет избежать «нестыковок» и конфликтных ситуаций.

Если на вашем сайте есть раздел с информацией о тренерах, обратите внимание на него. Кто-то покинул команду или, напротив, недавно присоединился к ней? Обновите сведения. Это поможет клиентам «познакомиться» с клубом и тренерами, повысит доверие.

Будет обидно, если фитнес-клуб недавно переехал, а новый клиент приедет по старому адресу. Или изменилось время работы, и посетитель будет вынужден ждать открытия клуба или, наоборот, опоздает на тренировку. Чтобы избежать неприятностей, регулярно проводите проверки на сторонних сайтах о клубе или студии в «картах» и других площадках, где публикуются сведения или отзывы о заведении.

Спорт — не самое безопасное занятие. На тренировках могут произойти разные ситуации. Напомните инструкторам правила оказания первой помощи и соберите аптечку, чтобы избежать серьёзных последствий.

Вот минимум того, что включать в аптечку фитнес-зала или спортивной студии:

• анальгин,
• лёд для прикладывания при ушибах,
• жгуты для остановки кровотечений,
• вата, бинты, пластыри,
• йод или зелёнка,
• шины для наложения при переломе конечностей,
• носилки,
• нитроглицерин,
• валидол,
• устройство для проведения искусственного дыхания,
• корвалол,
• мобильный ингалятор,
• ножницы,
• нашатырный спирт,
• активированный уголь.

Решите, что будете делать, если администраторам всё же не хватит компьютеров, а клиентам — карт и фитнес-браслетов, кто заменит внезапно заболевшего инструктора. Чем больше сюжетов вы продумаете заранее, тем быстрее и проще ваши сотрудники сориентируются в трудной ситуации.

А чтобы «наведение порядка» в клубе было ещё более продуктивным, до 29 августа мы дарим:

✅ +1 месяц при подключении к ФитБейс от года
Получить бонус: reg.fitbase.io/

✅ +6 месяцев по программе TRADE-IN при переходе с других программ от года
Получить бонус: reg.fitbase.io/?code=tradein