Чек-лист: 11 шагов для подготовки фитнес-клуба к новому сезону
Иногда кажется, что фитнес-клубы и спортивные студии наиболее загружены перед летом: все хотят похудеть и поработать над фигурой. Но это миф: осенью спортивные залы не менее популярны. Так получается из-за того, что люди возвращаются к привычному рабочему ритму и, в том числе, к тренировкам. Для фитнеса это и хорошо, и плохо.

Плюс в том, что можно получить хорошую прибыль и успешно запустить новые программы, минус — если не подготовиться к наплыву посетителей, есть риск потерять клиентов и понести убытки. Рассказываем, как подготовить клуб к началу сезона.
Шаг 1. Пополняем запас фирменных «расходников»
Убедитесь, что в запасе есть достаточное количество клубных карт, пропусков на парковку, фитнес-браслетов и пропусков для сотрудников. Может показаться, что все есть: «заказывали же». Но, если вдруг для нового клиента не окажется браслета или карточки, это сразу сыграет против вас. Зачем рисковать?
Шаг 2. Закупаем хозяйственные товары
Мелочь, но, опять же, влияет на впечатления клиента от клуба. Задумайтесь: вам было бы приятно приходить туда, где нет возможности помыть руки, потому что закончилось мыло или одноразовые полотенца? Создать запас хозяйственных товаров на год вряд ли получится, а хотя бы на осень или ближайший месяц — реально. Когда увеличится поток клиентов, не придётся судорожно придумывать, где найти туалетную бумагу. Обязательно нужно купить одноразовые полотенца, освежители воздуха, салфетки, жидкое и кусковое мыло, туалетную бумагу.
Шаг 3. Убеждаемся, что оборудование для клиентов и сотрудников исправно
Даже если захочется пропустить этот пункт, так делать не стоит. Может показаться, что если в том году оборудования было достаточно и оно было исправно, то и в этом сезоне ничего не случится. Это ловушка: если не подготовиться сейчас, а потом поток клиентов заметно увеличится, придётся срочно ставить второй компьютер для администраторов или увеличивать количество турникетов, чтобы избежать очередей на ресепшн.

Поэтому проверяем оборудование для сотрудников:
  • хватит ли на всех менеджеров и администраторов компьютеров и телефонов
  • в хорошем ли состоянии техника
  • в порядке ли принтер
  • исправен ли роутер или его стоит поменять, чтобы интернет не подвёл в самый ответственный момент
Затем — оборудование для клиентов:
  • хватает ли считывателей для карт или фитнес-браслетов
  • исправны ли тренажеры и достаточно ли их
  • не нужны ли дополнительные кулеры, сушилки для рук, фены или весы
Шаг 4. Соблюдаем «противоковидные» меры
Такова наша новая реальность: не нанесли разметку для социальной дистанции — получите штраф. Чтобы избежать неприятностей, организуйте соблюдение мер и проинструктируйте сотрудников.

Напоминаем, что в соответствие с рекомендациями по профилактике новой коронавирусной инфекции, разработанными в 2020 году, фитнес-центры и спортивные студии должны:
  • проводить перед открытием клуба генеральную уборку с применением дезинфицирующих средств
  • осматривать сотрудников перед началом смены и в течение дня на предмет респираторных заболеваний
  • обеспечить возможность при входе обрабатывать руки антисептиками
  • ограничить вход посторонних в клубы и студии
  • сократить контакты между посетителями и сотрудниками центра
  • регулярно обеззараживать воздух
  • выдавать сотрудникам маски и перчатки
  • обеспечить пятидневный запас СИЗ и дезинфицирующих средств
  • регулярно проводить влажную уборку
  • в конце рабочего дня обрабатывать все поверхности, которых касаются посетители или сотрудники клуба
Исходя из этого перечня предлагаем список того, что нужно закупить:
  • дезинфицирующие средства
  • бесконтактные термометры
  • кожные антисептики
  • яркие средства для создания меток и обеспечения социальной дистанции
  • приборы для обеззараживания воздуха
  • запас масок и перчаток для сотрудников и клиентов
Шаг 5. Проводим генеральную уборку
Время, пока в зале не так много клиентов, подходит для проведения генеральной уборки. Запланируйте ее на тот период, когда загрузка клуба минимальная (о том, как это узнать, мы писали здесь). Вымойте стены и окна, обработайте напольные покрытия, очистите тренажеры. Продумайте, как будете проводить ежедневную дезинфекцию поверхностей, составьте чек-лист для службы уборки.
Шаг 6. Организуем работу через CRM-систему
Можно вести запись на занятия по телефону через администраторов, вывешивать расписание в соцсетях и вручную выполнять все задачи: поздравлять клиентов с днем рождения или напоминать об оканчивающемся абонементе. Но это неудобно: требует много сил и времени. CRM-система облегчает работу и сотрудников, и руководителей. Программа помогает автоматизировать задачи и упростить контроль за процессом. Достаточно прописать триггеры, например, «Абонемент заканчивается через 5 дней» или «Не был в клубе 2 недели», и включить автоматические задачи и действия
Мы создали программу для управления фитнес-клубом и спортивной студией по системе «всё в одном»: CRM, система учёта, виджет онлайн-записи и мобильное приложение для клиентов. С ФитБейс удобнее настраивать задачи для сотрудников, расписание тренировок и онлайн-запись. Программа работает на любых устройствах, интегрируется с оборудованием в фитнес-клубах. На Android и iOS есть приложение для клиентов, которое автоматически синхронизируется с программой учёта. Узнать о сервисе больше можно тут: fitbase.io

Перейти на CRM-систему легко: наши сотрудники все настроят и покажут, а вы сможете перенести данные из той программы, в которой работаете сейчас. При этом, когда начнется наплыв клиентов, система поможет сэкономить время и разгрузить сотрудников.
Наш чек-лист «Как выбрать CRM для фитнеса?» здесь: fitbase.io/CRM
Шаг 7. Сообщаем клиентам о новом расписании и специальных предложениях
Стильное и понятное расписание, через которое легко записаться на тренировку, можно создать с помощью сервиса ФитБейс. Так вы упростите процесс для клиентов и разгрузите администраторов, которым не нужно будут заниматься записью. Для брони места достаточно нескольких кликов — звонить никуда не надо. При этом в расписании можно добавить описание занятия, информацию о тренере и количестве свободных мест.
Рассказать о специальных предложениях клуба вы можете в соцсетях, мобильном приложении для клиентов или по телефону. Если выбираете последний способ — создавайте задачу в CRM-системе: не упустите ни один контакт.
Шаг 8. Составляем график отпусков сотрудников и планируем замены
Если этого не сделать, может получиться так, что не хватит тренеров, которые работают в зале или ведут групповые занятия. Клиент захочет проконсультироваться или позаниматься персонально, а свободного инструктора нет.. Проанализируйте, сколько сотрудников в отпуске, сколько — работают, планируйте график заранее. Оцените загрузку клуба и найдите запасных инструкторов на самое востребованное время. Это поможет избежать «нестыковок» и конфликтных ситуаций.

Если на вашем сайте есть раздел с информацией о тренерах, обратите внимание на него. Кто-то покинул команду или, напротив, недавно присоединился к ней? Обновите сведения. Это поможет клиентам «познакомиться» с клубом и тренерами, повысит доверие.
Шаг 9. Проверяем информацию на сторонних сайтах на актуальность
Будет обидно, если фитнес-центр недавно переехал, а новый клиент приедет по старому адресу. Или изменилось время работы, и посетитель будет вынужден ждать открытия клуба или, наоборот, опоздает на тренировку. Чтобы избежать неприятностей, проверьте информацию о клубе или студии в «картах» и на других сайтах, где публикуют сведения или отзывы о заведениях.
Шаг 10. Собираем аптечку и инструктируем тренеров по оказанию первой помощи
Спорт — не самое безопасное занятие: на тренировках могут произойти разные ситуации. Напомните инструкторам правилам оказания первой помощи и соберите аптечку, чтобы избежать серьезных последствий.

Вот минимум того, что должно быть в аптечке в фитнес-клубе или спортивной студии:
  • анальгин
  • лед для прикладывания при ушибах
  • жгуты для остановки кровотечений
  • вата, бинты, пластыри
  • йод или зеленка
  • шины для наложения при переломе конечностей
  • носилки
  • нитроглицерин
  • валидол
  • устройство для проведения искусственного дыхания
  • корвалол
  • мобильный ингалятор
  • ножницы
  • нашатырный спирт
  • активированный уголь
Шаг 11. Готовим «план Б»
Решите, что будете делать, если администраторам все же не хватит компьютеров, а клиентам — карт и фитнес-браслетов. Продумайте, кто заменит внезапно заболевшего инструктора и как справиться с нарушением социальной дистанции. Чем больше сюжетов вы продумаете заранее, тем быстрее и проще ваши сотрудники сориентируются в трудной ситуации.
Итак, чтобы подготовить клуб к сезону и избежать неприятных сюрпризов, фитнес-центрам и спортивным студиям нужно:

  1. Пополнить запас фирменных «расходников»
  2. Закупить хозяйственные товары
  3. Убедиться, что оборудование для клиентов и сотрудников исправно
  4. Соблюсти противоковидные меры
  5. Провести генеральную уборку
  6. Организовать работу через CRM-систему
  7. Сообщить клиентам о новом расписании и специальных предложениях
  8. Составить график отпусков сотрудников и спланировать замены
  9. Проверить информацию на сторонних сайтах на актуальность
  10. Собрать аптечку и проинструктировать тренеров по оказанию первой помощи
  11. Подготовить «план Б»
6 СЕНТЯБРЯ 2021