Хранение персональных данных для фитнес-клуба: подробная инструкция

Фитнес-клубы ежедневно собирают данные клиентов: имена, телефоны, адреса, а иногда и медицинские справки. Но мало кто задумывается, что неправильное хранение этой информации может привести к штрафам от Роскомнадзора. В России все фитнес-клубы подпадают под закон № 152-ФЗ. Причем не важно, сколько у вас клиентов — 100 000, 10 000, хоть 10. Все обязаны зарегистрироваться в Роскомнадзоре. А иначе штраф — от 300 000 рублей.

Вся информация в статье написана с поправками на изменения, которые вступят в силу с 30 мая 2025 года!

Представьте, клиент оставил в анкете свои данные, а через месяц они утекли в сеть. Это не только удар по репутации клуба, но и штраф:

• от 3 млн до 5 млн рублей, если утекли данные от 1 до 10 тысяч человек
• от 5 млн до 10 млн рублей, если утекли данные от 10 до 100 тысяч человек
• от 10 млн до 15 млн рублей, если утекли данные более 100 тысяч человек

При повторном нарушении сумма штрафа будет от 20 млн рублей до 500 млн рублей. Чтобы такого не случилось, нужно понимать, как правильно работать с данными.

Закон № 152-ФЗ требует от всех, кто собирает персональные данные, обеспечивать их безопасность и уведомлять Роскомнадзор. Также компаниям запрещено хранить и собирать персональные данные россиян за рубежом. При чем штрафы за отказ локализовывать данные россиян — от 1 млн до 6 млн рублей. А повторное нарушение грозит штрафом до 18 млн рублей.

Можно подумать, что закон касается только крупные сетей. Но нет. Даже маленькая фитнес-студия, если пользуется американской CRM платформой, которая хранит данные за рубежом — попадает под штраф.

Персональные данные — любая информация, по которой можно идентифицировать человека. Для фитнес-клубов это:

• Имя, телефон, email, адрес.
• Платежные данные: номера карт или счета.
• Медицинские справки или информация о здоровье (например, ограничения по нагрузкам).

Особенно осторожно нужно обращаться с данными о здоровье — они попадают под «чувствительную» категорию. Требует усиленной защиты. Если вы просто записываете клиентов в тетрадь, это считается обработкой данных. Закон вас тоже касается.
Напоминание: фитнес-клуб должен исполнять обязанности с клиентом по договору, даже если он не стал проходить аутентификацию по биометрии. Иначе можно получить штраф от 200 тыс до 500 тыс рублей.

Все фитнес-клубы обязаны зарегистрироваться как «оператор персональных данных». Вот что нужно сделать:

• Шаг 1: Заполните форму на сайте Роскомнадзора (rkn.gov.ru). Укажите, какие данные собираете, как их храните и кто за них отвечает.
• Шаг 2: Подайте документы онлайн или через Госуслуги. Это бесплатно и занимает около 30 дней.
• Шаг 3: После регистрации следите за изменениями в законе.

Напоминание: если не уведомить Роскомнадзор в случае утечки персональных данных полагается штраф от 1 до 3 млн рублей

Закон требует хранить данные россиян на серверах в России. Если используете зарубежный софт (например, CRM из США), можете с легкостью попасть на штраф 1−6 млн рублей. Поэтому выбирать стоит российские аналоги, например FitBase. Он полностью размещен на серверах Yandex Cloud в России, что соответствует требованиям закона 152-ФЗ.

Примечание: Yandex Cloud имеет сертификаты, такие как ISO 27 001, ISO 27 017 и ISO 27 018, обеспечивая высокую защиту данных. Подробности доступны на стандартах безопасности Yandex Cloud и обзоре безопасности Yandex Cloud.

Чтобы данные клиентов были в безопасности, следуйте этим рекомендациям:

1. Шифрование данных: шифруйте пароли, данные платежных карт и токены. Например, Fitbase передает данные через HTTPS соединение.
2. Контроль доступа: ограничьте доступ к данным и сделайте пароль сложным. Обмен информацией между Fitbase и базой данных компании проходит через локальную сеть. Поэтому данные недоступны из интернета, а также есть защита от ботов — CAPTCHA.
3. Резервное копирование: нужно регулярно копировать данные, ведь «черный лебедь» прилетает, когда его не ждут. FitBase копирует данные три раза в день и хранит их на трех разных платформах, минимизируя риски сбоев. Даже если произойдет сбой, можно откатить на последнюю контрольную точку и компания продолжит работать в штатном режиме.
4. Управление экспортом данных: для безопасности доступ к экспорту данных выдавайте не всем сотрудникам. Fitbase разрешает выгружать информацию только самым высоким ролям — администраторам и управляющим. Но можно и убрать часть доступов у отдельных людей через техподдержку.
5. Управление учетными записями: если сотрудник подумает украсть данные или его решили уволить. То важно оперативно деактивировать учетную запись. В Fitbase это делается в пару кликов, и доступ в систему заблокируется, а также закроются сессии на всех устройствах, где бы он не был авторизован.

Утечка — это не конец света, если действовать быстро. Вот план:

1. Выявите проблему: странная активность в системе, жалобы клиентов или письмо от хакеров — все это признаки.
2. Изолируйте инцидент: отключите доступ к базе и сохраните логи — это пригодится для расследования.
3. Сообщите в Роскомнадзор: у вас есть 24 часа, чтобы уведомить Роскомнадзор, и 72 часа, чтобы сообщить клиентам. (ч. 3.1 ст. 21 Закона № 152-ФЗ)
4. Усильте защиту: после инцидента обновите пароли, проверьте софт и расскажите клиентам, что всё под контролем.

Напоминание: если вовремя сообщить об утечке из-за сбоя в CRM и оперативно устранить проблему — можно избежать штрафа.

Памятка:

Хранение персональных данных — это не просто формальность, а способ защитить клиентов и бизнес.

• Зарегистрируйтесь в Роскомнадзоре
• Настройте шифрование
• Обучите сотрудников
• Будьте готовы к проверкам

Один неверный шаг может стоить сотню тысяч, а то и миллион рублей. А главное — доверие ваших клиентов.

Начните с малого: проверьте, где сейчас лежат ваши данные, и сделайте первый шаг к их защите — попробуйте 7 дневную бесплатную версию Fitbase.