Онлайн-запись для фитнес-клуба или спортивной студии

Зачем нужна онлайн-запись на тренировки?
Как связано расписание тренировок с лояльностью клиентов?
Как с помощью планирования расписания увеличить выручку с квадратного метра и процент продлений?

Обо всем этом рассказываем в статье по мотивам вебинара «Зачем нужна онлайн-запись?»
Посмотреть вебинар можно по ссылке: fitbase.io/webinarschedule

Онлайн-запись помогает решить сразу несколько проблем фитнес-клубов и студий, две самые частые из них:

• Незаполненность групп
• Переполненные группы

Незаполненность групп влечёт за собой финансовые потери для клуба — фактически тренер получает оплату за группу из одного человека. А ведь в это время он мог бы провести персональную тренировку, сплит или мини-группу.

В случае с «переполненностью» групп вы наносите ущерб лояльности клиентов. Не хватает места и оборудования, внимания тренера хватает не на всех, начинается хаос. Для новичков это может стать сигналом избегать занятий в определенное время или вовсе не продолжать тренировки в вашем клубе.

Еще одна существенная проблема: точечное информирование о переносе или отмене занятия. Если что-то пошло не так, например, у тренера внезапно положительный ПЦР, и вы не нашли замену, а до занятия считанные часы, приходится вручную обзванивать постоянных клиентов или срочно писать объявление в соцсетях и мессенджерах. Знакомая ситуация?

Виджет расписания и онлайн-записи решает эту проблему —клиенты видят, что занятие отменено или тренера заменяет коллега. А с помощью мобильного приложения можно отправить мгновенные push-уведомления. Это уже включено в приложение, платить, как за SMS, не нужно.

С помощью онлайн-записи, легко выявить людей, которые записаны на тренировку и оперативно с ними связаться. В большом потоке информации не все клиенты замечают объявления об изменениях в расписании в соцсетях или на информационных досках, поэтому им нравится, что с ними связываются лично.

Расписание, сделанное в табличке с помощью Word или Excel, написанное сплошным текстом в соцсетях, распечатки формата А5 для клиентов — всё это можно оставить в прошлом. Клиенту удобно иметь под рукой актуальное расписание и записываться на занятия без звонка администратору.

Посмотрим на опыт западных коллег?

Расписание доступно на сайте студии и обновляется в режиме реального времени, есть онлайн-тренировки, лист ожидания и возможность отфильтровать график по тренеру, направлению занятий, месту проведения и уровню сложности.

Первый виджет расписания и онлайн-записи ФитБейс выглядел так:

Мы значительно усовершенствовали первый вариант виджета: изменили внешний вид, информацию в карточке занятия, добавили фильтры, фото тренеров и описания тренировок. В новом виджете есть даже тёмная тема!

Виджет расписания ФитБейс можно разместить на любой странице своего сайта или поставить ссылку на виджет в соцсетях, если у вашей студии или клуба нет сайта. Расписание полностью синхронизируется с данными в программе. Клиент может записаться на любую доступную тренировку меньше, чем за минуту — достаточно ввести свой номер телефона в карточке занятия и нажать на «Записаться».

Запись клиента, карточка которого уже есть в клубе, отобразится в системе с данными о клиенте — вы видите полный список тех, кто записался на тренировку. Если номера телефона ещё нет в системе, запись попадёт в раздел «Заявки», а для менеджера сформируется автоматическая задача — связаться, уточнить данные, подтвердить запись на тренировку.

А вот как выглядит мобильная версия на примере клубов, подключенных к ФитБейс:

• https://backstagecrossfit.ru/timetable — виджет, встроенный на специальную страницу сайта
• https://brutality-fitness.fitbase.io/schedule-fitbase-widget — ссылка на виджет для социальных сетей

В мобильном приложении для клиента онлайн-запись ещё удобнее: можно не только самостоятельно записаться на тренировку, но и отменить свою запись. Также в приложении доступны push-уведомления — можно мгновенно оповестить клиентов об изменениях в расписании или замене тренера.

Можно настроить push-уведомления с напоминанием о скором начале тренировки. Например, за 1 час до тренировки. Это не только дисциплинирует, но и повышает «доходимость» на занятия.

Мы знаем как минимум 7 причин, по которым без онлайн-записи не обойтись. Делимся с вами:

1. Привлечение новых лидов через виджет расписания

Новый клиент видит, что есть свободное место и можно записаться —> увеличивается скорость принятия решения пойти на первую тренировку. Самый простой сценарий: клиент попадает из ваших соцсетей или с сайта в расписание и регистрируется самостоятельно по номеру телефона. Не нужно куда-то звонить, выяснять расписание— ввел номер телефона и нажал кнопку записаться.

Как это видит менеджер?
В разделе «Заявки» появляется номер телефона. Менеджер звони или пишет, чтобы подтвердить запись на занятие, и создаёт карточку клиента. В следующий раз система сама по номеру телефона «узнает» этого человека.

2. Управление наполняемостью группы

Статистика посещения тренировок помогает понять, какие тренировки переполнены, а какие совсем не пользуются популярностью. В первом случае необходимо по возможности добавить дополнительные группы в пиковые часы, а во втором — убрать тренировку из сетки расписания.

В ФитБейс можно автоматически отменить занятие за несколько часов до начала, если на него никто не записался. Таким образом мы экономим время тренера и помогаем оптимизировать сетку расписания. Для настройки функции нужно написать в чат с техподдержкой!


3. Грамотное распределение места и оборудования

Всем знакома ситуация, когда клиент пришёл на занятие, а ему не хватило коврика, свободного тренажёра или места в зале. Ограничение количества мест на тренировке с помощью инструментов онлайн-записи позволяет решить эту проблему.

4. Напоминание клиенту о запланированном занятии

Выше мы уже отмечали, что push-уведомления о тренировках влияет на доходимость. Можно контролировать, кто записывается и не приходит на популярные занятия без отмены записи. Когда всё зафиксировано и учтено в программе, такие случаи гораздо проще выявить и своевременно решить.

5. Ценность занятий за счет ограниченного количества мест

В наших ближайших планах — внедрить «лист ожидания», который работает автоматически, а не вручную. При полной записи на занятие открывается «лист ожидания», записавшись в который клиент получает возможность занять освободившееся место и посетить занятие.

6. Рейтинг тренировок и анализ посещаемости тренировок по тренерам

Важно понимать рейтинг тренировок, анализировать посещаемость тренировок по тренерам — таким образом мы решаем проблему наполняемости групп.

Немаловажный фактор — управление нагрузкой на ресепшн, раздевалки и душ в пиковые часы. Например, по вечерам после работы. Когда каждый приходит по записи, нет толпы.

7. Минимизация «человеческого фактора»

Онлайн-запись помогает исключить человеческий фактор: клиент позвонил или написал на ресепшн, администратор отвлекся, не сделал запись, клиент не попал на тренировку. При онлайн-записи админ или тренер отмечает клиентов, пришедших в клуб на тренировки. Если связать абонементы (как основание для записи на тренировки) и онлайн-запись, то автосписание тренировки происходит в автоматическом режиме. На настройку требуется совсем немного времени.

Пример виджета расписания в светлом и тёмном оформлении можно посмотреть здесь: fitbase.io/onlineschedule