Безбумажные договоры и электронные чеки: как ФитБейс позволяет экономить на расходниках

Расходники в дефиците (причём настолько, что ФНС разрешила временно не выдавать бумажные чеки), а клубам в сложившейся ситуации нужно экономить. У нас есть решение: безбумажные договоры и электронные чеки! Кстати, опрос, который мы провели на канале Около Fitbase, показал: 13% клубов и студий уже перешли на этот формат работы, а 76% — рассматривают такой вариант.

Рассказываем, как перейти на безбумажные договоры, электронные чеки и где искать необходимые настройки ✔️

Кстати, тему безбумажных договоров и электронных чеков мы недавно разбирали с юристом и разработчиком ПО для фитнес-клубов и студий на вебинаре Fitness Expert. Запись можно посмотреть по ссылке: fitbase.io/blog/fitnessexpertmar22. Там же вы найдёте контакты юриста и образец согласия на обработку персональных данных от ФитБейс.

1. Для начала работы с электронными чеками необходимо подключить интеграцию с SMS-шлюзом. В ФитБейс отправка электронных чеков работает через SMSint. Если же интеграция с SMSint не подключена, чеки все равно не будут печататься, но будут генерироваться SMS, которые не отправятся.

2. Клиент приходит в клуб (как устроен процесс, если клиент регистрируется через приложении, объясняем ниже)

3. Сотрудник просит заполнить согласие на обработку персональных данных

4. А затем добавляет клиента в базу и продаёт абонемент или услугу (например, разовую тренировку)

5. Если в настройках кассы вы указали, что печатать чек не нужно, он отправляется в SMS. Также скоро в ФитБейс появится возможность отправлять чек через Push-уведомления в мобильном приложении

6. Клиент получает чек, в котором уже есть ссылка на оферту

7. Так оплата фиксируется в онлайн-кассе, а чек не печатается — просто отправляется через SMS

Есть разные формы заключения договора: устная, письменная и нотариальная. Фитнес-клубы и студии используют письменную, которая может выражаться как в подписании единого документа, так и путем акцепта оферты, в том числе в электронном виде. При использовании последнего способа клубу важно получить подтверждение того, что человек ознакомился с офертой. Потому что именно в ней указано, на каких именно условиях клиент оплачивает услуги.

В приложении же человек ставит «галочку» и так подтверждает, что принимает условия. Это помогает избежать ситуаций, когда человек хочет вернуть средства за часть абонемента и уже в суде доказывает: «я ни с какой офертой не знакомился».

Как загрузить шаблон клиентского договора, мы показываем в статье в нашей Базе знаний, она доступна по ссылке: help.fitbase.io/article/3809.

Мы уже рассказывали: мобильное приложение для клиентов от ФитБейс не только позволяет постоянным клиентам проверять состояние абонемента или записываться на занятия, но и помогает новым клиентам самостоятельно регистрироваться. Как получить согласие на обработку персональных данных и познакомить новичков с офертой? Мы всё предусмотрели!

При регистрации в мобильном приложении клиент даёт Согласие на обработку персональных данных и принимает Пользовательское соглашение. Ознакомиться с документами можно в один клик, нажав на их названия.

Также мы предусмотрели возможность разместить в мобильном приложении для клиентов ссылку на оферту. А при оплате через мобильное приложение клиенту будет необходимо поставить галочку, что он согласен с офертой.

Подробнее о том, как настраивать и персонализировать мобильное приложение, мы рассказываем (и показываем!) в статье по ссылке: fitbase.io/blog/addinglink.

Нужно, чтобы клуб или студия были в реестре организаций, которые занимаются фитнесом, а клиент предоставил договор и чек. Оферту достаточно распечатать с сайта организации: можно самостоятельно, можно — запросить в клубе. Ещё нужно приложить чек: если он получен в электронном виде по почте или через уведомление, его нужно распечатать; если в бумажном виде — достаточно приложить к документам. Также юрист рекомендует взять в клубе или в студии справку о том, что клиент внёс определённую сумму.

Как видите, начать работать с безбумажными договорами и электронными чеками легко! Тем более, что мы обучаем сотрудников при подключении к ФитБейс — это включено в стоимость подписки. А больше наглядных инструкций доступно в нашей Базе знаний. Если что-то не получится настроить самостоятельно, наша техподдержка готова помочь с 9 до 21 по МСК ежедневно.

Хотите начать работать с безбумажными договорами и электронными чеками вместе с ФитБейс и бесплатно протестировать остальные возможности программы?