Особенности бухгалтерского учета в фитнес клубе

Фитнес-студия — не только место, где люди тренируются, приводят себя в форму, снимают напряжение. Да-да, именно через спорт.

Это бизнес с множеством направлений, каждое из которых требует точного учета: от продажи абонементов до расчёта зарплаты тренеров. Ошибки в ведении бухгалтерии фитнес-клуба  могут стоить дорого — от штрафов до потери клиентов.

Финансовая модель тренажерного зала включает десятки статей доходов и расходов:

• продажа абонементов, разовых посещений
• персональные и групповые тренировки
• SPA, бассейны, сауны, массаж
• детские секции, тренировки
• продажа спортивного питания и товаров
• аренда залов, дополнительные услуги

Каждое направление требует отдельного внимания для ведения отчетности фитнес-клуба. Особенно, если используются разные ставки НДС или предусмотрены налоговые льготы.

Например, услуги для детей не облагаются НДС, а расходы на материалы для них не подлежат вычету.

Особенности учета в спортивных клубах также привязаны к сезонности. Летом посещаемость снижается, а в январе — резко возрастает.

Фитнес-зал может быть зарегистрирован как ИП или ООО.

Наиболее распространённые системы налогообложения:

Если фитнес-клуб планирует оказывать услуги, выходящие за рамки стандартных тренировок — например, медицинские процедуры (массаж, физиотерапия, консультации врачей) или образовательные программы (курсы подготовки инструкторов, семинары, тренинги) — потребуется получение соответствующей лицензии. От неё зависит система налогообложения: не все режимы допускают ведение лицензируемой деятельности.

Например, при использовании упрощённой системы налогообложения (УСН) или патента необходимо убедиться, что выбранный режим разрешает работу с лицензируемыми услугами.

Ведение бухгалтерии фитнес-клуба становится более сложным: требуется детальная отчетность, полный контроль затрат и расходов фитнес-клуба, соблюдение дополнительных требований контролирующих органов.

Грамотный подход позволяет оптимизировать налоговую нагрузку на фитнес-студию, обеспечить стабильность в рамках действующего законодательства, автоматизировать систему налогообложения.

Продажа абонементов — стабильный источник дохода фитнес-клуба. Однако, чтобы вести корректный бухгалтерский учёт и соблюдать налоговые обязательства, прибыль по ним нужно признавать не в момент оплаты, а постепенно — по мере оказания услуг. Это особенно важно при длительных абонементах (на 6 или 12 месяцев), которые охватывают несколько отчётных периодов.

• Доход по абонементу должен распределяться по календарным дням, в течение которых клиент имеет право пользоваться услугами клуба.

Например, при продаже годового абонемента за 36 000 рублей, бухгалтер ежемесячно признаёт по 3 000 рублей дохода (36 000 ÷ 12).

• Это позволяет избежать ситуации, когда вся сумма попадает в один период — особенно важно при работе на УСН «Доходы минус расходы» или на ОСНО.

При возврате денежных средств клиенту за неиспользованную часть абонемента необходимо:

• оформить сторнирующий документ, подтверждающий факт возврата;
• пересчитать ранее признанный доход и связанные с ним налоги (НДС, налог на прибыль и др.);
• отразить изменение в бухгалтерском и управленческом учёте.

Почему это важно?

Такая схема защищает клуб от налоговых претензий и упрощает планирование. Даёт достоверную картину выручки — особенно при анализе сезонности, удержания клиентов и эффективности маркетинга.

А ещё упрощает интеграцию с CRM и BI-системами: выручка отражается в разрезе активных услуг, а не одномоментных платежей.

Фитнес-клуб — капиталоёмкий бизнес. Основные средства (тренажёры, кардио зоны, мебель, техника) требуют особого внимания:

• оборудование включается в амортизационные группы
• при поломке оформляется ремонт или модернизация
• при моральном устаревании — досрочное списание
• при покупке в лизинг — отражение обязательств и процентов
• при закупке у иностранных поставщиков — валютные операции

При наличии нескольких филиалов важно вести раздельный учет по каждому из них, контролировать перемещение оборудования между залами, своевременно списывать устаревшие или вышедшие из строя позиции.

Отдельного внимания требует кадровый и бухгалтерский учет в фитнесе, так как в штате часто работают тренеры по гибкому графику, совместители и самозанятые.

Скидки и акции — важный инструмент привлечения клиентов. Но с точки зрения бухучета:

• при снижении цены более чем на 20% налоговая может потребовать обоснование;
• все скидки должны быть задокументированы;
• бонусы (кешбэк) — это обязательства фитнес-клуба, которые следует учитывать как расходы будущих периодов;
• рекламные расходы нормируются (до 1% от выручки при УСН).

Важно учитывать влияние скидок на маржинальность. Например, если фитнес-зал предлагает акцию «3 месяца по цене 2», бухгалтер должен отразить реальную стоимость услуги и скорректировать налоговую базу.

Ведение учета вручную или в универсальных программах — это риск ошибок и потери времени.

Исправить это помогает «ФитБейс», с которым вы можете автоматизировать ключевые процессы:

• учет клиентов, абонементов, посещений фитнес-клуба;
• распределение доходов по периодам;
• учет заморозок, пролонгаций, бонусов, скидок;
• интеграция с 1С: Бухгалтерией и онлайн-кассами;
• формирование отчётов по продажам, задолженностям, налогам.

«ФитБейс» также помогает вести CRM, управлять расписанием, контролировать зарплаты и эффективность персонала. Доступен с любого устройства.

Жмите, чтобы попробовать «ФитБейс» уже сегодня.

Услуги, оказываемые детям (например, секции по плаванию, гимнастике, танцам), не облагаются НДС. Однако:

• необходимо вести раздельный учет облагаемых и необлагаемых операций;
• расходы на материалы для детских занятий не подлежат вычету;
• требуется оформление договоров с родителями, согласие на обработку данных их самих и детей.

Также важно учитывать, что в случае возврата средств за неоказанные услуги, бухгалтер должен корректно оформить сторно и пересчитать налоговую нагрузку.

Бухгалтерская отчётность — это не просто формальность для налоговой инспекции. Для руководителя фитнес-клуба она должна быть источником точных бизнес-метрик, позволяющих оценивать текущую ситуацию, принимать обоснованные решения и находить точки роста. Регулярная аналитика на основе отчётных данных — это не затраты, а инвестиции в стабильность и масштабирование.

Доходы и расходы по направлениям

• Разделяйте статьи по зонам: тренажёрный зал, групповые занятия, персональные тренировки, доп. услуги.
• Сравнивайте динамику: какие направления приносят максимум выручки, а какие — требуют оптимизации.
• Учитывайте прямые и косвенные расходы, чтобы видеть реальную рентабельность каждой зоны.

Загруженность клуба и тренеров

• Анализируйте пиковые часы, чтобы корректировать расписание и распределение персонала.
• Оценка загруженности по тренерам помогает выявить самых востребованных и обеспечить равномерную нагрузку.
• Можно использовать CRM или BI-дашборды (например, «ФитБейс») для визуализации посещаемости.

Эффективность акций и скидок

• Сопоставляйте затраты на маркетинг с полученной выручкой.
• Отслеживайте возврат клиентов после пробных занятий и промо-акций.
• Оценивайте, какие скидки работают, а какие — просто уменьшают маржинальность.

Задолженности клиентов

• Регулярный мониторинг открытых счетов и просроченных платежей — залог финансовой дисциплины.
• Анализ сегментов: кто чаще задерживает оплату — важно для выстраивания платёжной политики.
• Инструменты CRM помогают быстро выявить проблемные зоны и автоматизировать напоминания.

Рентабельность филиалов

• Сравнивайте выручку, расходы, посещаемость и удержание клиентов по локациям.
• Оценивайте эффективность менеджеров и тренеров в разных филиалах.
• Решения о развитии сети должны базироваться на цифрах, а не интуиции.

Бухгалтерия — это не просто цифры, а основа устойчивости бизнеса.

Что она даёт?

• Избежание штрафов и санкций. Корректное ведение учета помогает соблюдать налоговое законодательство, минимизировать риски проверок.
• Контроль расходов. Бухгалтерия позволяет отслеживать, куда уходят деньги, и выявлять неэффективные статьи затрат.
• Реальная картина бизнеса. Финансовые отчёты дают объективное представление о выручке, обязательствах и рентабельности, что особенно важно при масштабировании или привлечении инвестиций.

Хотите меньше рутины и больше времени на развитие фитнес-бизнеса? Попробуйте «ФитБейс» — это не просто CRM, а комплексная система управления, включающая бухгалтерию, аналитику и автоматизацию ключевых процессов.

Чтобы вам было проще управлять, меньше тратить времени на ручную работу — и больше на рост.