Особенности бухгалтерского учета в фитнес клубе

Фитнес-студия — не только место, где люди тренируются, приводят себя в форму, снимают напряжение. Да-да, именно через спорт.

Это бизнес с множеством направлений, каждое из которых требует точного учета: от продажи абонементов до расчёта зарплаты тренеров. Ошибки в бухгалтерии могут стоить дорого — от штрафов до потери клиентов.

Финансовая модель тренажерного зала включает десятки статей доходов и расходов:

• продажа абонементов, разовых посещений
• персональные и групповые тренировки
• SPA, бассейны, сауны, массаж
• детские секции, тренировки
• продажа спортивного питания и товаров
• аренда залов, дополнительные услуги

Каждое направление требует отдельного внимания. Особенно, если используются разные ставки НДС или предусмотрены налоговые льготы.

Например, услуги для детей не облагаются НДС, а расходы на материалы для них не подлежат вычету.

Кроме того, фитнес-бизнес подвержен сезонности. Летом посещаемость снижается, а в январе — резко возрастает.

Фитнес-зал может быть зарегистрирован как ИП или ООО.

Наиболее распространённые системы налогообложения:

Если фитнес-клуб планирует оказывать услуги, выходящие за рамки стандартных тренировок — например, медицинские процедуры (массаж, физиотерапия, консультации врачей) или образовательные программы (курсы подготовки инструкторов, семинары, тренинги) — потребуется получение соответствующей лицензии. От неё зависит система налогообложения: не все режимы допускают ведение лицензируемой деятельности.

Например, при использовании упрощённой системы налогообложения (УСН) или патента необходимо убедиться, что выбранный режим разрешает работу с лицензируемыми услугами.

Кроме того, ведение бухгалтерии становится более сложным: требуется детальная отчетность, соблюдение дополнительных требований контролирующих органов.

Грамотный подход позволяет оптимизировать налоговую нагрузку на фитнес-студию, обеспечить стабильность в рамках действующего законодательства, автоматизировать систему налогообложения.

Продажа абонементов — стабильный источник дохода фитнес-клуба. Однако, чтобы вести корректный бухгалтерский учёт и соблюдать налоговые обязательства, прибыль по ним нужно признавать не в момент оплаты, а постепенно — по мере оказания услуг. Это особенно важно при длительных абонементах (на 6 или 12 месяцев), которые охватывают несколько отчётных периодов.

• Доход по абонементу должен распределяться по календарным дням, в течение которых клиент имеет право пользоваться услугами клуба.

Например, при продаже годового абонемента за 36 000 рублей, бухгалтер ежемесячно признаёт по 3 000 рублей дохода (36 000 ÷ 12).

• Это позволяет избежать ситуации, когда вся сумма попадает в один период — особенно важно при работе на УСН «Доходы минус расходы» или на ОСНО.

При возврате денежных средств клиенту за неиспользованную часть абонемента необходимо:

• оформить сторнирующий документ, подтверждающий факт возврата;
• пересчитать ранее признанный доход и связанные с ним налоги (НДС, налог на прибыль и др.);
• отразить изменение в бухгалтерском и управленческом учёте.

Почему это важно?

Такая схема защищает клуб от налоговых претензий и упрощает планирование. Даёт достоверную картину выручки — особенно при анализе сезонности, удержания клиентов и эффективности маркетинга.

А ещё упрощает интеграцию с CRM и BI-системами: выручка отражается в разрезе активных услуг, а не одномоментных платежей.

Фитнес-клуб — капиталоёмкий бизнес. Основные средства (тренажёры, кардио зоны, мебель, техника) требуют особого внимания:

• оборудование включается в амортизационные группы
• при поломке оформляется ремонт или модернизация
• при моральном устаревании — досрочное списание
• при покупке в лизинг — отражение обязательств и процентов
• при закупке у иностранных поставщиков — валютные операции

При наличии нескольких филиалов важно вести раздельный учет по каждому из них, контролировать перемещение оборудования между залами, своевременно списывать устаревшие или вышедшие из строя позиции.

Скидки и акции — важный инструмент привлечения клиентов. Но с точки зрения бухучета:

• при снижении цены более чем на 20% налоговая может потребовать обоснование;
• все скидки должны быть задокументированы;
• бонусы (кешбэк) — это обязательства фитнес-клуба, которые следует учитывать как расходы будущих периодов;
• рекламные расходы нормируются (до 1% от выручки при УСН).

Важно учитывать влияние скидок на маржинальность. Например, если фитнес-зал предлагает акцию «3 месяца по цене 2», бухгалтер должен отразить реальную стоимость услуги и скорректировать налоговую базу.

Ведение учета вручную или в универсальных программах — это риск ошибок и потери времени.

Исправить это помогает «ФитБейс», с которым вы можете автоматизировать ключевые процессы:

• учет клиентов, абонементов, посещений фитнес-клуба;
• распределение доходов по периодам;
• учет заморозок, пролонгаций, бонусов, скидок;
• интеграция с 1С: Бухгалтерией и онлайн-кассами;
• формирование отчётов по продажам, задолженностям, налогам.

«ФитБейс» также помогает вести CRM, управлять расписанием, контролировать зарплаты и эффективность персонала. Доступен с любого устройства.

Жмите, чтобы попробовать «ФитБейс» уже сегодня.

Услуги, оказываемые детям (например, секции по плаванию, гимнастике, танцам), не облагаются НДС. Однако:

• необходимо вести раздельный учет облагаемых и необлагаемых операций;
• расходы на материалы для детских занятий не подлежат вычету;
• требуется оформление договоров с родителями, согласие на обработку данных их самих и детей.

Также важно учитывать, что в случае возврата средств за неоказанные услуги, бухгалтер должен корректно оформить сторно и пересчитать налоговую нагрузку.

Бухгалтерская отчётность — это не просто формальность для налоговой инспекции. Для руководителя фитнес-клуба она должна быть источником точных бизнес-метрик, позволяющих оценивать текущую ситуацию, принимать обоснованные решения и находить точки роста. Регулярная аналитика на основе отчётных данных — это не затраты, а инвестиции в стабильность и масштабирование.

Доходы и расходы по направлениям

• Разделяйте статьи по зонам: тренажёрный зал, групповые занятия, персональные тренировки, доп. услуги.
• Сравнивайте динамику: какие направления приносят максимум выручки, а какие — требуют оптимизации.
• Учитывайте прямые и косвенные расходы, чтобы видеть реальную рентабельность каждой зоны.

Загруженность клуба и тренеров

• Анализируйте пиковые часы, чтобы корректировать расписание и распределение персонала.
• Оценка загруженности по тренерам помогает выявить самых востребованных и обеспечить равномерную нагрузку.
• Можно использовать CRM или BI-дашборды (например, «ФитБейс») для визуализации посещаемости.

Эффективность акций и скидок

• Сопоставляйте затраты на маркетинг с полученной выручкой.
• Отслеживайте возврат клиентов после пробных занятий и промо-акций.
• Оценивайте, какие скидки работают, а какие — просто уменьшают маржинальность.

Задолженности клиентов

• Регулярный мониторинг открытых счетов и просроченных платежей — залог финансовой дисциплины.
• Анализ сегментов: кто чаще задерживает оплату — важно для выстраивания платёжной политики.
• Инструменты CRM помогают быстро выявить проблемные зоны и автоматизировать напоминания.

Рентабельность филиалов

• Сравнивайте выручку, расходы, посещаемость и удержание клиентов по локациям.
• Оценивайте эффективность менеджеров и тренеров в разных филиалах.
• Решения о развитии сети должны базироваться на цифрах, а не интуиции.

Бухгалтерия — это не просто цифры, а основа устойчивости бизнеса.

Что она даёт?

• Избежание штрафов и санкций. Корректное ведение учета помогает соблюдать налоговое законодательство, минимизировать риски проверок.
• Контроль расходов. Бухгалтерия позволяет отслеживать, куда уходят деньги, и выявлять неэффективные статьи затрат.
• Реальная картина бизнеса. Финансовые отчёты дают объективное представление о выручке, обязательствах и рентабельности, что особенно важно при масштабировании или привлечении инвестиций.

Хотите меньше рутины и больше времени на развитие фитнес-бизнеса? Попробуйте «ФитБейс» — это не просто CRM, а комплексная система управления, включающая бухгалтерию, аналитику и автоматизацию ключевых процессов.

Чтобы вам было проще управлять, меньше тратить времени на ручную работу — и больше на рост.