Как оптимизировать расходы в фитнес-клубах и школах.

Цифры – основа эффективных и вовремя принятых решений. Поэтому мы провели исследование среди наших клиентов – пользователей облачной CRM-системы ФитБейс, чтобы в сложный момент опираться на факты, а не гипотезы.

Мы отобрали 10 клубов с разным количеством клиентов по самому высокому проценту продлений (этот показатель можно назвать показателем успеха среди спортивных клубов и студий) и проанализировали их деятельность за 2022 год. Делимся ценными данными.

В таблице указаны средние показатели по выбранным клубам и студиям.

Как нашим клиентам удается достигать и поддерживать эти показатели – рассказываем ниже.

Вопрос оптимизации расходов волнует всех владельцев и управляющих бизнесом. Часто в качестве мер оптимизации управленцы используют сокращение заработной платы помогающим сотрудникам и отказ от бесплатных «фич» для клиентов (вода, полотенца и т.д.). На практике эти решения несут лишь временный и весьма скромный эффект.

Мы же предлагаем обратиться к технологичным решениям, эффективность которых проверена на практике более чем 450 клиентами ФитБейс.

28% новых заявок попадают в базу через скачивание приложения, а у клубов-отличников этот показатель выше 50%. Человек скачивает приложение, самостоятельно вводит свои данные — и он уже в базе менеджера.

13% новых лидов попадают в базу через виджет расписания и онлайн-записи. Клиент изучает расписание, тренеров, хочет попасть на занятие и вместо того, чтобы писать или звонить в клуб, он самостоятельно совершает запись и автоматически попадает в базу. Исследования подтверждают, что 25% записей происходит в нерабочее время клуба. А большинству клиентов неудобно или некогда переписываться или говорить с менеджером клуба.

Такие высокие показатели – заслуга не только CRM-системы, которая синхронизирована с мобильным приложением и виджетом онлайн-расписания, но и результат правильного размещения ссылок на онлайн-запись, приложение в соцсетях, на сайте и оффлайн в клубе. CRM же позволяет собирать все запросы потенциальных клиентов из разных каналов автоматически.

Посчитайте, сколько времени ежедневно требуется сотруднику отдела продаж, чтобы вручную обновлять страницы во всех соцсетях и заносить информацию в таблицу? 2-3 часа в день, угадали? А если сотрудника отвлёк телефонный звонок, то заявка может потеряться. Это не просто упущенный клиент (=деньги), но и удар по репутации.

После внесения информации о новой заявке с каждым необходимо пообщаться. Если клиенту приходится долго ждать ответа, то из тёплого, готового прийти и купить абонемент прямо здесь и сейчас, он превращается в остывшего и потерявшего интерес.

CRM-система ФитБейс позволяет собирать заявки из разных источников в одном месте. В это же время клиент изучает информацию о клубе, расписании, тренерах и может самостоятельно принять решение о покупке пробного занятия или абонемента. Это экономит время менеджеров и позволяет не упускать клиентов.

Более того, в CRM аккумулируется и хранится вся коммуникация с клиентом, можно легко изучить его потребительское поведение. Подробная аналитика по воронке продаж позволяет предложить индивидуальные условия за считанные минуты, вместо длительных поисков переписок с конкретным клиентом.

Неслучайно этот показатель мы считаем ключевым в оценке успешности работы клуба или студии. Ведь именно здесь заложена прибыль. Удержание клиентов обходится бизнесу в разы дешевле, чем возвращение или привлечение новых.

Для достижения высокого процента продлений клиенты ФитБейс активно используют push-уведомления, автоматические задачи для менеджеров, автоматические действия по триггерам, анализируют отчет по продлениям. Программа ежедневно делает выборку клиентов, у которых заканчивается абонемент, и сама информирует об этом клиентов, без участия менеджера отдела продаж или администратора.

Если вы до сих пор формируете такие списки вручную, напишите нам, покажем, как избавиться от рутины.

Много это или мало, судите сами: умножьте количество активных абонементов в клубе или студии на среднюю стоимость абонемента. Чтобы не терять эту прибыль, достаточно настроить автоматические задачи в CRM-системе.

Важно помнить, что клиенты, которые давно не посещали клуб – это уже клиенты, на их привлечение уже были потрачены средства. И чтобы их вернуть, можно и нужно воспользоваться функционалом CRM-системы. Push-сообщения и автоматические действия по триггерам (например, последнее посещение клуба – более 10 дней назад) в таких случаях работают лучше, чем звонки администратора, особенно, если клиент не хочет общаться по телефону. Благодаря уведомлениям можно рассказать этому сегменту о новостях и акциях, давая клиентам возможность самостоятельно, без давления менеджера, принять решение.

Клиенты получают уведомление о том, что скоро абонемент закончится и самостоятельно совершают продление абонемента в удобное для них время. Продление абонементов и услуг становятся запланированными расходами, а не неприятными сюрпризами по прибытии на тренировку.

Подключение онлайн-оплаты через CRM-систему позволяет значительно оптимизировать расходы на ФОТ. Во-первых, необходимо меньше сотрудников для ведения учёта и контроля за абонементами. Мы посчитали, что заработная плата одного администратора обходится компании минимум в 300 000 рублей в год (плюс налоговые и пенсионные отчисления, дополнительные расходы по учёту рабочего времени, мотивация и т.д.).

Во-вторых, это открывает возможности по созданию удалённого отдела продаж. Это удобно для тех, у кого в клубе или студии нет рабочего места для менеджера или админа. Более того, менеджер с любого устройства может отправить клиенту ссылку на оплату абонемента на сайте или в мобильном приложении – скорость принятия решения быстрее ⚡️

В-третьих, онлайн-оплата позволяет оптимизировать расходы на оборудование внутри клуба: покупка физической кассы, сейфов.

А, в-четвертых, дает возможность тренерам мотивировать своих клиентов на продление абонементов и приобретение тренировок – ведь не нужно искать администратора, ждать, пока менеджер освободится, выискивать печатный прайс-лист. Все можно сделать, не отходя от места тренировки.

Этот показатель говорит нам о том, что клиенты не удаляют приложение, даже когда становятся неактивными.

Используйте push-уведомления с новостями, акциями и индивидуальными предложениями, чтобы вернуть клиента. Приложение с логотипом вашего клуба или студии на экране смартфона клиента повышает имидж компании, и само по себе является рекламой. Скачав приложение, клиент понимает удобство его использования лично для себя.

Конечно, когда учёт каждого клиента ведется на бумаге или в разных файлах (а иногда и на разных компьютерах), нужно много рук и голов, чтобы работать с этими данными.

Срез клиентов ФитБейс показывает, что даже большой клуб с 200 и более активных клиентов может работать эффективно при сменной работе всего 4-5 администраторов. При этом среднее количество тренеров – 15. Клуб или студия может сконцентрироваться на выполнении своих основных задач и решении стратегических вопросов.

С технической точки зрения реальная финансовая оптимизация работает, начиная с разных доступов к системе для всех сотрудников от владельца до тренеров (в ФитБейс не нужно доплачивать за каждого сотрудника) и возможности подключаться с разных устройств и из разных точек для удалённой работы, заканчивая назначением разных ролей и прав доступа. У сотрудников есть личные кабинеты в веб-версии программы, а у тренеров — ещё и в мобильном приложении FitBase COACH. Здесь оптимизация может достигать нескольких сотен тысяч рублей в год.

Для сотрудников одни плюсы – все автоматизировано, удобно и просто в использовании, что не только сокращает время на рутинные задачи, но и позволяет проявиться творческому потенциалу каждого сотрудника. А это влияет на корпоративную культуру, удовлетворенность и лояльность клиентов.

Встречают по администратору, а провожают по тренеру! :)

Именно столько в среднем обходится стоимость рассылки SMS-сообщений клиентам спортивных студий, где количество активных клиентов меньше 300. А если добавить рассылку с напоминаниями о начале тренировки, то сумма окажется и вовсе заоблачной. Лучше потратить такие средства на обновление ковриков, правда?

Клиенты ФитБейс тратят в среднем 300 рублей в месяц на SMS-шлюз – подтверждение номера телефона клиента при входе в приложение. Все остальные уведомления клиенты получают через push-уведомления. На стороне бизнеса также ощутима экономия временных ресурсов – не нужно вручную составлять списки для рассылки, помнить о них и проверять. Система всё сделает за вас! Осталось подготовить новости и спецпредложения для разных сегментов, чтобы «активировать» новых клиентов и вернуть старых.

Благодаря автоматизации можно:
✅ сократить или вообще избавиться от ненужных действий
✅ перераспределить время каждого сотрудника
✅ сфокусироваться на бизнес-задачах
✅ повысить удовлетворенность клиентов
✅ оптимизировать расходы

Облачная CRM не нуждается в постоянном контроле и изменениях, она работает без выходных и больничных. В ФитБейс каждому клиенту доступна База знаний с подробными инструкциями «куда нажать, чтобы работало», а наша техническая поддержка отвечает в течение 5 минут.

Автоматизация позволяет оптимизировать расходы и сделать работу фитнес-клубов и студий быстрой, удобной и плодотворной.